一般建议 提前 5–10 天 开始沟通。
如果是更重要、媒体级别更高、活动更复杂的项目，最好 提前 2–3 周。
可以这样理解：
1. 普通品牌活动 / 门店开业 / 小型发布
提前 5–7 天 比较常见。
这样有时间做首轮邀约、跟进确认、补邀请名单。
2. 正式发布会 / 大型论坛 / 行业峰会
建议提前 7–14 天。
因为很多媒体老师本身就有排期，越临近活动越难临时协调。
3. 央媒、权威媒体、核心行业媒体、重点采访
建议提前 2 周以上。
这类媒体通常更看选题价值、采访对象、活动规格，也更吃排期。
4. 如果还涉及专访、到场采访、领导出席、流程复杂
建议提前 2–3 周甚至更早。
因为这已经不是单纯“发个邀请”，而是要同步：
- 活动信息
- 采访提纲
- 采访对象
- 到场流程
- 物料准备
- 现场接待
更实用一点说，媒体邀约不要只看“活动日期”，而要倒着排：
- T-14～21天：确定活动主题、亮点、拟邀媒体方向
- T-10～14天：第一轮正式沟通
- T-5～7天：重点跟进确认
- T-2～3天：再次确认到场、采访需求、现场对接
- T-1天：最终名单和应急替补
如果活动很急，提前 2–3 天也不是完全不能做，但成功率、媒体质量、到场稳定性都会明显受影响。
一句话总结：
能提前两周，就不要只提前一周；能提前一周，就不要等到活动前两三天。
媒体邀约本质上吃的是排期和沟通窗口，不是越晚越能做成。
| 阶段 | 建议时间 | 主要工作内容 | 备注 |
|---|---|---|---|
| 前期筹备 | T-14～21天 | 确认活动主题、时间、地点、流程、出席嘉宾、传播亮点、是否需要采访/专访、拟邀媒体方向 | 活动信息越完整，后续邀约越顺 |
| 首轮邀约 | T-10～14天 | 整理媒体名单、分层筛选媒体类型、发出首轮邀请、同步活动信息、收集初步反馈 | 适合先打开沟通窗口 |
| 跟进确认 | T-5～7天 | 跟进未回复媒体、确认意向媒体、补充第二轮邀约、调整名单结构、沟通采访需求 | 这是媒体反馈逐步明确的关键阶段 |
| 最终确认 | T-2～3天 | 确认到场名单、确认采访形式、确认到场时间、确认现场联系人、同步地址和签到信息 | 重点是把已确认媒体稳住 |
| 活动前一天 | T-1天 | 最后提醒媒体、输出最终名单、准备接待物料、准备采访区和品牌资料、明确现场对接人 | 防止临时遗漏和执行混乱 |
